Système de lanceur d’alerte HAVER & BOECKER

HAVER & BOECKER s'engage en faveur d'une gestion d'entreprise responsable et durable. L'intégrité et le comportement légal ont la plus haute priorité. HAVER & BOECKER souhaite donc être informé à un stade précoce des violations graves des lois ou des directives internes au sein de l'entreprise.

1. Garantie de confidentialité

Il va de soi pour HAVER & BOECKER que les informations provenant du système de lancement d'alerte soient traitées avec la plus stricte confidentialité. La confidentialité est assurée, entre autres, par la mise en œuvre de mesures de sécurité des informations dans le cadre du traitement des données.

Les informations seront acceptées par un avocat soumis au secret professionnel légal.

2. Garantir qu’aucune représailles ne sera prise

HAVER & BOECKER ne considère pas les informations comme une attaque, mais plutôt comme une instruction qui aide HAVER & BOECKER à corriger les conditions/situations et ainsi à obtenir une amélioration. HAVER & BOECKER attache une grande importance à la protection des lanceurs d’alerte contre tout préjudice résultant de leur signalement et garantit qu’aucune mesure de représailles ne sera prise. Nous vous demandons également d’utiliser le système de dénonciation de manière responsable, car de faux soupçons peuvent avoir de graves conséquences pour les personnes concernées.

Faire sciemment de fausses déclarations ou toute autre utilisation abusive du système n'est pas autorisé et peut avoir des conséquences en matière de droit du travail et de droit pénal.

3. Faute de la part des employés de H&B

Il s’agit d’éviter des dommages à l’entreprise. Les violations des règles nuisent à l’entreprise et les fautes individuelles se font au détriment de l’ensemble du personnel. L'intégrité et un comportement conforme à la loi et aux réglementations (compliance) constituent la base de la bonne réputation de HAVER & BOECKER ainsi que de la confiance de nos clients et partenaires commerciaux. Dans le même temps, la conformité a un impact significatif sur le bien-être des salariés de l’entreprise et sur la réussite économique durable. Pour y parvenir et pouvoir reconnaître à temps les violations des lois et règlements, y remédier immédiatement et, si nécessaire, les punir, l'aide de chacun est nécessaire. Il est essentiel que notre entreprise résolve les rapports d’activités suspectes rapidement et objectivement.

4. Faute du fournisseur

Pour HAVER & BOECKER, la durabilité signifie poursuivre simultanément et sur un pied d'égalité des objectifs économiques, sociaux et écologiques. Nous voulons assumer cette responsabilité au niveau mondial et également dans nos relations commerciales. Nous prenons diverses mesures pour garantir que nos fournisseurs respectent nos exigences en matière de durabilité. En cas de violation, nous comptons en être informés.

Des procédures de réclamation appropriées sont un élément essentiel du devoir de diligence, c'est pourquoi HAVER & BOECKER a notamment la possibilité de signaler les éléments suivants via ce système de signalement de lanceur d'alerte :

Violations du droit applicable
Risques ou violations des droits de l'homme ou de l'environnement dans votre propre secteur d'activité et dans la chaîne d'approvisionnement (articles 8 et 9 de la LkSG)
Violations de l'article 15 du RGPD (droit d'accès de la personne concernée)

Cette consigne de procédure s’applique à l’entreprise HAVER & BOECKER OHG et ses filiales

Notre conseil juridique (legal@haverboecker.com) et le service concerné/le domaine concerné

1. Signalement via le système de lancement d'alerte sur le site Internet de HAVER & BOECKER : www.haverboecker.com/de/unternehmen/Whistleblowersystem

D'autres liens peuvent également être trouvés sur les sites Internet des filiales, qui mènent au lien HAVER & BOECKER.

Le site Internet est structuré de telle manière qu'il est possible de fournir des informations de manière anonyme, sans aucune traçabilité. Le système d’alerte fonctionne selon un canal protégé spécifiquement mis en place par le service informatique. Les lanceurs d'alerte qui ne souhaitent pas transmettre leurs informations à HAVER & BOECKER via Internet peuvent transmettre leurs informations à HAVER & BOECKER par courrier.

2. Toutes les demandes des personnes concernées liées au RGPD seront transmises dans les plus brefs délais au délégué à la protection des données afin qu'il puisse déterminer et initier la légalité de la demande et les démarches supplémentaires nécessaires.

3. Lors du traitement des signalements, nos conseils juridiques sont particulièrement responsables des points suivants (article 12, paragraphe 4, de la directive (UE) 2019/1937) :

• Fournir des informations sur les procédures de reporting à toutes les parties intéressées
• Réception des signalements et documentation des informations dans le formulaire AB-F-NM-01 « Formulaire de signalement du système de lanceur d'alerte » (article 18 de la directive (UE) 2019/1937)
• Confirmation de la réception d'un signalement au lanceur d'alerte dans un délai de sept jours (article 9, point b), de la directive (UE) 2019/1937)).
• Transmission aux personnes responsables concernées et à la direction
• Initier et mettre en œuvre des mesures
• Vérifier l'efficacité des mesures
• Maintenir le contact avec le lanceur d’alerte pour lui faire part de ses commentaires et demander des informations complémentaires si nécessaire. Le retour d'information doit intervenir dans un délai raisonnable, à savoir dans un délai maximum de trois mois à compter de la confirmation de réception du signalement ou - si la réception n'a pas été confirmée au lanceur d'alerte - trois mois après l'expiration du délai de sept jours après réception. du rapport (article 9, point f), de la directive (UE) 2019/1937).
• Réalisation du rapport de lanceur d'alerte

Formulaire : AB-F-NM 01 « Formulaire de signalement du système de dénonciation »

Toute modification de ce manuel de procédures doit également être effectuée sur le site Internet.